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Cómo trabajar en equipo de forma remota

Cómo trabajar en equipo de forma remota
#Otros

Debora Slotnisky

2 de abr - min de lectura

La comunicación remota no siempre es fácil, en especial cuando los colaboradores no tienen experiencia trabajando bajo esta modalidad porque habitualmente lo hacen en una oficina.


Dado que la pandemia provocada por el virus COVID-19 está obligando a que las empresas envíen a sus equipos a trabajar desde sus casas, es necesario desarrollar ciertas habilidades y adquirir nuevos hábitos con el objetivo de mantener lo más posible el ritmo normal de nuestras conversaciones laborales y que las tareas fluyan de forma natural a pesar de la distancia.

Paso por paso

Como esta cuarentena a tomado a muchas organizaciones del mundo por sorpresa, los primero que las empresas deberían hacer para que el home office resulte más sencillo para todos es crear un protocolo que describan cómo deberían ser los procesos de trabajo para que cada colaborar pueda enviarle el material al colega indicado en el momento propicio a fin de no generar demoras ni confusiones. Además, recomendamos que se listen las herramientas de productividad y comunicación sincrónica y asincrónica con una breve guía para que los usuarios puedan familiarizarse rápidamente con ellas. 

Adicionalmente, es buena idea crear un espacio de trabajo colaborativo, donde se van subiendo los documentos. Dado que en estas plataformas los documentos se pueden actualizar online y a distancia, incluso con varios colaboradores trabajando en el mismo archivo en simultáneo, se evitar los cruces de correos electrónicos con adjuntos que han quedado obsoletos, ya que al alojarse y editar en la nube, siempre se trabaja sobre la última versión. Para eso, herramientas como Google Drive y Notion, entre tantas otras, son muy útiles. 

Diariamente el equipo de trabajo puede reunirse a una hora pre-pautada en un espacio virtual a través de una videoconferencia. Este tipo de encuentros es fundamental porque además de la voz, en este caso los gestos, el lenguaje corporal y los tonos de voz ayudan a mejorar no solo la interacción del equipo sino también el clima laboral. Actualmente existen varias opciones de videoconferencia como Zoom y Google Hangouts, por mencionar solo dos. 

En el marco de la videollamada cada usuario encontrará opciones tales como “silenciar/activar micrófono”, “silenciar/activar webcam”, y “chat”. Es importante que los participantes de la videoconferencia se familiaricen con estos comandos para optimizar la comunicación. En este sentido, se recomienda tener el micrófono desactivado cuando no se habla para evitar que los sonidos del hogar y las notificaciones de los otros dispositivos afecten la calidad de la videollamada. Por otra parte, el chat es una excelente herramienta para escribir preguntas o dudas de forma tal de no interrumpir a la persona que está hablando.  

Las videollamadas son ideales para generar empatía y cercanía con todos los miembros a pesar de la distancia. En Digital House, por ejemplo, más allá de las reuniones laborales diarias, utilizamos este recurso para distendernos a través de “after office” remotos donde conversamos sobre aspectos que no están vinculados con el trabajo.

Tips prácticos para mejorar la comunicación remota:

  1. Cuidar al máximo la forma de expresión: En estos momentos de crisis sanitaria, donde todos estamos más susceptibles, es mejor no ser tan breve en las comunicaciones y, en todo caso, esforzarse porque que el mensaje se envíe lo más claro posible, así se evita que los interlocutores tengan que esforzarse por interpretar lo que se le dice.  

  2. No bombardear al equipo con mensajes: Lo ideal es evitar el envío del mismo mensaje por distintos canales porque esto crea irritabilidad en el interlocutor. Tampoco se deben enviar mensajes preguntando si se recibió el mensaje anterior.  Definitivamente, abusar de los canales de comunicación digitales puede resultar incómodo para el resto de los miembros que podrían sentirse presionados ante el volumen de mensajes recibidos.  

  3. Netiquette: Recordar las buenas normas de educación online siempre es importante. Alguna de ella son: cuidar la calidad de la redacción para no cometer errores ortográficos y de tipeo; no escribir con mayúsculas, no viralizar contenido que puede ser falso. Actualmente hay mucha fake news acerca del coronarivus; y respetar los horarios de descanso de los colegas, entre otros. 

Para muchos colaboradores el teletrabajo es una experiencia nueva, que puede causar temores y ansiedades. Sin embargo, con paciencia y voluntad las interacciones remotas irán mejorando junto con nuestras habilidades para comunicarse a distancia. 

Como siempre, el secreto para que el equipo remoto se desempeñe tan bien como cuando están todos reunidos en la oficina, no está en poner el énfasis en las herramientas digitales, sino en comprender las nuevas reglas de compromiso, relacionamiento y en las habilidades concretar que tenemos como personas para relacionarnos con otros en el mercado de esta era digital y de este momento tan especial que está viviendo todo el planeta.


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El comercio electrónico viene registrando un crecimiento sin precedentes, con un 40% de usuarios primerizos, de los cuales, según la división Insights de la consultora Kantar, un 73% volvería a comprar por la vía digital. En esta línea, Mercado Libre confirmó un crecimiento del 52% en pedidos desde el inicio de la cuarentena, comparando con el mismo periodo de 2019.   Este crecimiento evidencia que el eCommerce se está convirtiendo en una alternativa seria y viable para muchos consumidores que antes prescindían de la vía digital: desde el inicio de la cuarentena, las compras en Mercado Libre de artículos de consumo masivo y alimentos crecieron un 164%.Para dar cifras a estas preferencias, el 76% de los usuarios que realizaron compras durante la primera quincena del mes de abril, abonando por medios digitales, afirmaron que volverían a pagar por la misma vía, según estudios de la consultora Kantar. En este sentido, Mercado Pago anunció esta semana un incremento de más del 66% en transferencias, y un aumento del 71% en el pago de servicios directamente desde la app, con respecto a las cifras del comienzo de la cuarentena.Más datos: Mercado Libre anunció la semana pasada un nuevo record de 1,4 millón de entregas diarias, superando el 1,1 reportado durante la cuarta semana de la cuarentena. Y nuevamente hace foco en la velocidad de la logística: el 55% de los productos se entregaron dentro de las 48 hs. posteriores a la finalización de la compra. En este contexto, los vendedores de Mercado Libre podrían vender más si cuentan con consultores especializados. Evidentemente, se está abriendo un nuevo nicho y grandes oportunidades laborales para quienes se especialicen en este market place. Para los interesados en aprovechar esta tendencia, en Digital House lanzamos el curso 100% a distancia “Consultor certificado en Mercado Libre”. Para acceder a toda la información sobre este programa, solo tenés que hacer clic acá. 

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En este sentido, el sondeo descubrió que solo el 9% de los compradores, en promedio, esperan volver a las tiendas "inmediatamente" una vez que se les permita.  Además, hay aún más renuencia hacia los lugares públicos al aire libre, como estadios y festivales de música, con el 60% de los consumidores anticipando que esperarán "algún tiempo" o "mucho tiempo" antes de asistir a eventos de este tipo. La cifra se eleva a dos tercios para espacios interiores como cines y arenas deportivas, mientras que solo el 4% esperaba regresar de inmediato a dichos lugares.El comportamiento previsto de los consumidores, una vez que se eliminen parcial o totalmente las restricciones, genera preocupación sobre la rapidez con que las tiendas físicas se recuperarán después del coronavirus. Parece que los compradores seguirán preocupados por los riesgos que conlleva interactuar con una sociedad más amplia y, por lo tanto, dudarán en regresar a lugares públicos concurridos demasiado pronto.Por este motivo, las firmas de todo tipo deberían empezar a vender online y, las que ya lo hacen, tendrían que profesionalizar esta unidad de negocio. Por este motivo se abre un sinfín de oportunidades laborales para los consultores certificados en Mercado Libre, que son las personas idóneas en ayudar a que las firmas que comercializan en este marketplace potencien sus ventas. Para leer el informe completo solo hay que hacer clic acá. En tantos, los interesados en capacitarse para ser consultores certificados en Mercado Libre solo tienen que hacer clic acá para conocer los detalles del curso 100% a distancia y corto que imparte Digital House con un programa especialmente elaborado junto a Mercado Libre. 

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Pero, ¿qué tan grande es la brecha entre la expectativa y la realidad cuando se trata de ejecutar estas experiencias altamente individualizadas?  Para empezar a superar esta brecha es fundamental considerar el factor “relevancia”. Este es debería ser el primer paso para impulsar al negocio hacia una personalización total. Definitivamente, poder ser relevantes para los clientes en todos los puntos de contacto desde la primera comunicación, permite que los consumidores avancen de manera más efectiva a través del embudo.La personalización se trata de diseñar o producir algo que cumpla con los requisitos individuales. Para una experiencia verdaderamente personalizada, los visitantes del sitio web y los destinatarios de la campaña deben compartir algún nivel de datos con la empresa. Y obtener información personal no es tarea fácil. Es por eso que los especialistas en marketing B2B necesitan encontrar el equilibrio adecuado para poder entregar mensajes segmentados a escala, sin recurrir a tácticas de personalización vagas o invasivas.Según la consultora Gartner, hay dos opciones diferentes cuando se trata de personalización. La personalización de "Reconóceme" utiliza datos para mostrar que la empresa sabe quién es el comprador, qué es importante para ellos y qué han hecho. Esto podría ser adaptar imágenes y contenido, o saludar al visitante por su nombre, por ejemplo.La personalización de 'Help me', por otro lado, utiliza datos para hacer que el viaje del comprador sea más fácil y rápido, tranquilizando a los prospectos con puntos de prueba para aliviar la ansiedad que puedan sentir por su compra, y dirigiéndolos al lugar correcto para resolver sus problemas. El mismo estudio de Gartner descubrió que la personalización de "ayudarme" produjo un aumento del 16% en el beneficio comercial, mientras que la personalización de "reconocerme" experimentó una caída.Cuando consideramos la experiencia del cliente, esto tiene mucho sentido. Gracias a la tecnología de seguimiento de IP inversa en tiempo real, los especialistas en marketing B2B pueden crear conexiones instantáneamente más ricas con los clientes potenciales a medida que aterrizan.  Según la firma DemandGen, el 71% cree que un sitio web de negocios es el punto de contacto más influyente a la hora de tomar decisiones. Por lo tanto, debe usarse para simplificar la experiencia del cliente potencial, ahorrarle tiempo y mostrar negocios de ideas afines que han tenido éxito con sus productos o servicios.Para eso, es vital utilice los “customer persona” para obtener una mayor comprensión, recordando los desafíos clave que enfrentan los compradores para poder avanzar hacia una mejor comunicación online. Un sitio relevante es como decirle a sus prospectos y clientes: "Tenemos estos datos y realmente hemos pensado en cómo los vamos a utilizar. Identificamos lo que es importante para usted para conectarlo directamente con lo que necesita".Para comprender más sobre este y otros conceptos clave a la hora de definir la estrategia de marketing digital y aprovechar el potencial de los colaboradores, los ejecutivos que lideran el área pueden desarrollar sus habilidades con una propuesta ejecutiva: ¡El programa ejecutivo “Digital Marketing Immersion”, que imparte Digital House a distancia!