Workflow: o que é e quais são os seus principais benefícios?

Workflow: o que é e quais são os seus principais benefícios?

Em meio ao cenário competitivo do mercado, o workflow é uma estratégia de ouro que as organizações podem utilizar internamente. Se você busca por diferenciais e uma boa alternativa para ter mais eficiência e produtividade na sua empresa e projetos, precisa conhecer o método.

Vamos contar tudo o que você deve saber sobre o conceito para colocá-lo em prática no seu negócio. Continue a leitura.

Workflow: o que é?

O workflow é um método utilizado em empresas, a fim de organizar os seus fluxos de trabalho da melhor forma. Em um processo organizacional, todas as atividades e demandas são dispostas e realizadas em uma sequência lógica e de maneira automatizada (com o uso de ferramentas).

É o desenvolvimento de um passo a passo eficiente e prático para a execução de um projeto. Neste contexto, é essencial saber que o workflow não é apenas uma troca na ordem das tarefas. Na montagem de um determinado material, por exemplo, se não houver o uso do manual e você for seguindo os passos de maneira aleatória, é possível até concluir a tarefa, mas existe uma grande chance de haver uma falha na execução, prejudicando a eficácia do produto.

E é a mesma coisa no fluxo de trabalho, pois é preciso realizar estudos e análises de diferentes pontos, a fim de adequá-lo da melhor forma, como equipes, rotinas, processos, entre outros.

3 grandes benefícios do workflow para as empresas

A organização dos fluxos de trabalho pode trazer grandes benefícios para as empresas. Separamos as três principais. Confira:

Eficiência de processos

De acordo com um levantamento da consultoria McKinsey, 50% das tarefas realizadas por funcionários poderiam ser automatizadas com tecnologias já existentes. No entanto, apenas 10% são feitas na prática.

Imagine se todas essas atividades fossem automatizadas e seguissem uma organização? Além dos colaboradores usarem seu tempo para outros afazeres, as atribuições poderiam ser mais estratégicas, aumentando a possibilidade de trazer mais resultados à organização.

Além disso, o workflow também oferece um maior controle aos gestores, que conseguem acompanhar e analisar o trabalho de seus times, verificando o tempo gasto nas demandas e medindo a produtividade dos funcionários.

Melhoria na comunicação interna

Em uma organização que aplica o workflow nas demandas, todas as informações são centralizadas em um só lugar. Isso facilita a troca de dados e a integração entre diferentes áreas de uma organização, garantindo o bom andamento dos processos operacionais.

Além disso, com o fluxo organizado e as tarefas ordenadas, os colaboradores entendem com clareza os seus papéis e obrigações.

Redução de gastos

Uma vez que há a inclusão e implementação de ferramentas de automatização nos processos, a interferência humana acaba se tornando menor e a incidência de falhas também passa por uma redução.

Com a diminuição de erros, também são reduzidos os prejuízos e desperdícios financeiros. Uma falha, dependendo da gravidade, pode demandar retrabalho e outros tipos de gastos à empresa.

Como criar um bom workflow em sua empresa?

Separamos um passo a passo com dicas para colocar o workflow em prática na sua empresa. Veja:

1. Analise a situação atual dos fluxos de trabalho

Uma boa análise de processos deve ser o start para a  implantação do workflow. Nesta etapa, você já vai perceber alguns pontos que podem ser corrigidos.

2. Defina pessoas responsáveis

Cada projeto, processo ou área precisa de um líder para ficar à frente da implementação do workflow e ser responsável pelo acompanhamento constante para melhorias.

3. Defina as demandas e seus envolvidos

Nesta etapa, coloque tudo o que foi analisado inicialmente no papel e levante as demandas, alinhando com os objetivos estratégicos da empresa e incluindo os seus envolvidos. Não se esqueça também de confirmar quais serão os indicadores usados no monitoramento de desempenho dos processos.

4. Desenhe o fluxo

Com as tarefas e seus responsáveis mapeados, é hora de desenhar o fluxo de trabalho adequado, definindo o início, meio e fim. Aqui deve constar todas as ações e desvios que possuem relação com os seus processos.

5. Identifique ferramentas

Quais ferramentas serão usadas na otimização dos trabalhos? Desenvolva um plano para implementação das tecnologias e observe se será necessário capacitar funcionários para lidar com elas.

Qual a relação e importância do workflow na área de UX?

Com a pandemia e o isolamento social, 2020 representou inúmeras mudanças para a rotina de muitos profissionais do nosso país. Em UX, isso compreendeu diversas transições, haja vista que a área necessita de muito trabalho em equipe para desenvolver produtos que promovam ótimas experiências aos seus usuários finais.

Dados de um levantamento apontam que o home office foi adotado por muitas empresas, mas 67% delas tiveram dificuldades no início do trabalho virtual. Além disso, a familiaridade com as ferramentas de comunicação foi apontada como obstáculo por 34% das organizações.

Esses números mostram que não tínhamos uma cultura de trabalho remoto forte para enfrentar um momento difícil e único como este.

E na área de UX, isso não foi diferente. Foi preciso adaptar ainda mais as dinâmicas de trabalho e seus fluxos para promover um bom processo organizacional e, neste cenário, o workflow se tornou essencial para a automatização e adaptação das atividades aos colaboradores.

Se você tem interesse em ingressar no universo de UX e ser um especialista, é importante saber que realizar um curso na área é uma ótima opção para desenvolver diferenciais, bem como, entender a dinâmica de workflow atual da área, compreendendo as principais ferramentas utilizadas neste mercado.

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