Como ter uma comunicação assertiva no trabalho

Como ter uma comunicação assertiva no trabalho

Comunicar nunca foi simples. Temosvários idiomas no mundo, temos diversos alfabetos, símbolos incorporados àescrita, temos muitas fontes de escrita e novos meios de comunicação.


Já parou para pensar como a simplesmudança de fonte muda a percepção de um texto?

Diferentes meios colocam obstáculos adicionais à nossa comunicação. Um textoescrito não passa sentimentos que podem ser percebidos no tom de voz, assimcomo um áudio não transmite a postura corporal da pessoa.

Por isso, na comunicação online épreciso tomar ainda mais cuidado para se comunicar.

É um erro comum transferir aresponsabilidade da compreensão ao receptor. Se queremos ser bem compreendidosdevemos sempre buscar nos comunicar da melhor forma possível para alcançarnossos objetivos.

Estrutura dacomunicação assertiva

Qual o seu objetivo?

Qual resultado você quer atingir comesse conteúdo? Você vai orientar alguém sobre alguma coisa? Vender algo? Obterinformações?

Quem é seuinterlocutor?

Se você quer orientar alguém é precisoter clareza do que a pessoa sabe ou não sabe. Às vezes é melhor fazer algumasperguntas e ouvir antes de falar e passar instruções mais claras e detalhadas.Por outro lado, se é alguém com muita experiência, é melhor passar asinformações de forma resumida para não deixar a conversa cansativa, ou explicaralgo para quem poderia estar lhe ensinando.

Se você quer vender, é importante saberquais problemas a pessoa tem, e como o produto ou serviço que você tem resolveaquele problema.

Se você quer obter informações éimportante sondar antes até onde a pessoa pode lhe ajudar. Talvez você nemesteja falando com a pessoa correta.

Sua mensagem é umaponte

Agora que você tem a clareza doobjetivo e conhece seu interlocutor, pense na sua mensagem como uma ponte, elavai conectar você e o seu interlocutor através daquele objetivo.

Uma ponte precisa de dois lados para semanter em pé. Se nos preocuparmos apenas com o nosso lado, não conseguiremos fazera conexão com o outro.

Comunicaçãoassíncrona

Quando você emite uma mensagem e nãosabe quando o seu interlocutor vai ler e responder, estamos falando decomunicação assíncrona.

Antes da internet a carta era umexemplo comum de comunicação assíncrona. Uma resposta poderia demorar semanas,então tentávamos transmitir nossa mensagem com o máximo de clareza e detalhes,já que o destinatário não poderia tirar suas dúvidas imediatamente com oremetente.

Com a internet esse tipo de comunicaçãose popularizou. Basicamente toda a comunicação da internet pode ser feita deforma assíncrona: e-mails, redes sociais e WhatsApp entre outros.

Muitas pessoas usam a internet como sefosse um telefone: enviam um “oi tudo bem?” e esperam que a outra pessoaresponda, para só então contar o assunto da conversa. O resultado, quando ooutro não está online para responder imediatamente, é que a conversa demoramuito mais tempo para terminar.

Na comunicação online, não sabemos se aoutra pessoa responderá imediatamente. Ela pode estar em um compromisso,concentrada em algum projeto, com algum problema pessoal, ou ainda noutro fusohorário.

Para nos comunicarmos de forma maisassertiva no ambiente online temos de praticar conversas assíncronas. Enviandoo máximo de informações para que o destinatário tenha tudo o que precisa paranos responder sem fazer um monte de perguntas.


Como implantar conversas assíncronas?

• Seja direto: Comece a mensagemdizendo que você quer. Pode colocar um “oi tudo bem”? ou perguntar da família,mas não espere resposta para começar a falar.

• Defina prazos: Deixe claro para“quando” você precisa da resposta.

• Defina objetivos: Explique porque você precisa daquela informação, dependendo do objetivo seu destinatáriopode lhe dar respostas diferentes.

• Adiante o máximo de informaçãosobre o problema: Não espere a outra pessoa lhe pedir mais detalhes, envietodos os detalhes que você considerar relevantes!

• Compartilhe possíveis soluções com os próse contras de cada opção: Se você já analisou uma situação e está pedindoajuda para decidir, compartilhe o que você já encontrou. Assim a pessoa dooutro lado pode continuar o raciocínio a partir do ponto em que você parou.

• Alinhe as expectativas: Deixeclaro o que você espera da outra pessoa, qual o motivo de estar escrevendo paraela. Talvez ela não seja a melhor pessoa para lhe responder e nesse caso poderepassar para alguém que possa atender suas expectativas.

• Tenha um roteiro ou checklistpronto para enviar: Conforme você vai organizando seus projetos e tarefasdiárias é possível montar checklists de comunicação. Por exemplo, “informaçõesnecessárias para começar um projeto”, “dados necessários para criar umcontrato”, entre outros. Assim você não se esquece de perguntar nada quandotiver de escrever uma mensagem.

A inteligênciaemocional e a comunicação não violenta

• É muito comum sermos agressivos nanossa comunicação, e na maioria das vezes isso acontece “sem querer”. Existemdiversos motivos que podem levar a uma comunicação agressiva:

• Preconceitos diversos: muitas vezes o preconceito éestrutural, vem da forma como você foi criado, porém, isso não é uma desculpapara perpetuar esse preconceito. Vivemos em uma sociedade moderna onde vocêpode pesquisar sobre machismo, racismo, homofobia e ajustar sua forma de ver omundo.

• Egolatria ou egocentrismo:é comum, principalmente nas relações hierárquicas, você considerar a suapercepção/opinião mais importante do que a dos outros, ainda que de formainconsciente. É preciso dar ao subordinado o mesmo valor que você dá aos seuspróprios pensamentos. Afinal de contas você o contratou porque encontrouhabilidades e qualidades que você não possui.

• Não saber lidar comas próprias emoções: muitas vezes somos irônicos, ou agressivos, porqueestamos nos comunicando sem considerar as nossas emoções e a do outro.

Sempre que for conversar com alguém éimportante considerar:

• O que você está sentindo nomomento? Raiva, tristeza e frustração são sentimentos que podem estarincorporados a sua fala. É importante entender como as emoções afetam o seuraciocínio e muitas vezes deixar para se comunicar quando você estiver com amente menos “nublada”.

• E os sentimentos do outro?Aquilo que você vai comunicar, vai ajudar ou prejudicar a pessoa? Ela já estáem uma situação emocional adversa? A sua mensagem pode afetar a emoção daquelapessoa? Pensando antecipadamente nas emoções do outro você pode prepará-lo alémde adequar a sua fala.

• Você pode ser malinterpretado? Existem diversos termos em nossa sociedade que além de serempreconceituosos desde a sua criação, podem disparar gatilhos emocionais no seuinterlocutor. Revisar o seu vocabulário para remover esses termos evita ser malinterpretado e torna as conversas mais leves.

Vivemos em uma era onde todos temospotencial para transmitir nossos pensamentos para o mundo inteiro. Se você querimpactar o máximo de pessoas da maneira mais positiva possível, e fazer umadiferença na vida das pessoas, é importante cuidar com o máximo de carinho dasua comunicação.

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