Conheça o Notion e aprenda a usar ele do zero

Conheça o Notion e aprenda a usar ele do zero

Organização é imprescindível para qualquer profissional. Mais do que isso, tornou-se uma exigência em um cenário onde projetos profissionais, acadêmicos e domésticos se confundem em meio a pandemia. Quem não organiza seus planos vê sua vida engolida por eles.

Por conta disso, não faltam aplicações que procuram associar métodos de produtividade e funcionalidades, prometendo solucionar seus problemas de planejamento e gestão de tarefas. O problema, no entanto, é que cada método, dica ou ferramenta se baseia em escolhas muito particulares. Em outras palavras: o que funciona para uma pessoa pode não dar certo para outra.

"É possível pensar em alguma ferramenta que permita às pessoas usarem computadores como um meio, onde todos possam modificar ferramentas e usá-las de acordo com sua própria necessidade?" Essa pergunta, cuja essência remete aos pioneiros da computação nos anos 1960, norteou o empreendedor Ivan Zhao. A ideia era construir uma ferramenta robusta e versátil, capaz de fazer com que qualquer usuário resolva seus próprios problemas.

Assim nasceu o Notion. A ferramenta, lançada em 2016, promete convergir todas as aplicações contemporâneas de produtividade, incluindo documentos, listas e planilhas, permitindo seu uso integrado. Motivada pelas condições do home office, ela tornou-se uma das mais populares: entre setembro de 2019 e abril de 2020, o serviço passou de 1 milhão para 4 milhões de usuários.

Para que serve o Notion?

Essa é uma pergunta difícil de responder. Oficialmente, o Notion se apresenta como uma área de trabalho "tudo-em-um", isto é, um espaço multifuncional que agrupa funcionalidades disponíveis em várias ferramentas, ajudando pessoas e times a diminuir a quantidade de aplicativos usados. Veja um resumo em vídeo (en inglês) com as suas principais características.

De maneira prática, todo usuário pode adaptar sua necessidade de organização criando páginas com base em dezenas de modelos prontos - os templates. Todos podem ser editados e transformados de acordo com o tipo de informação: texto, lista, tabela, links, arquivos, calendários…

O Notion remete ao funcionamento de uma Wiki, mas com recursos extras que fazem a diferença. Tanta versatilidade pode espantar usuários iniciantes. Metaforicamente, é como brincar com uma caixa repleta de blocos para montar, com formatos e utilidades diferentes. O Notion só começa a fazer sentido quando se sabe o que se deseja fazer.

Apesar da interface não ser traduzida para o português, a ferramenta é bastante intuitiva, com uma aparência bastante simples e agradável. Depois de entender o conceito e experimentar a criação de páginas e blocos, o Notion tem tudo para ser útil em sua vida.

Como funciona o Notion?

Antes de tudo, é preciso criar uma conta nova. Aponte seu navegador para https://www.notion.so e inscreva-se usando o seu e-mail. Se desejar, dá para vincular sua conta Google ou o ID Apple ao login do Notion.

Em seguida, atribua um nome, sobrenome, foto e senha exclusiva para sua conta. Não se preocupe com os detalhes aqui: dá para modificar essas informações no futuro.

A tela seguinte é importante e tem relação com os limites da versão gratuita da ferramenta. Ela não custa nada para uso individual e dá para fazer praticamente tudo: a versão paga só faz sentido para quem deseja trabalhar em grupos (teams) ou em situações que exijam upload de documentos grandes ou compartilhamento de páginas com colaboradores convidados.

Resumidamente, escolha a opção de uso pessoal (for myself).

Pronto, seu primeiro espaço de trabalho (workspace) está disponível! Como sugestão, o  Notion apresenta alguns dos templates mais comuns: primeira página, diário, notas rápidas, lista de tarefas ou de leituras…

Mesmo que alguma delas sirva para sua necessidade, o jeito mais fácil de começar é do zero. Para isso, clique em “clear templates”. A única página que vai ficar em sua área de trabalho é a de exemplo.

Agora vem a parte mais interessante - e trabalhosa! Uma página em branco, na prática, pode se transformar em qualquer coisa, incluindo novas páginas. As páginas permitem ainda personalização de cores, capa, ícones etc.

Como em qualquer documento, é possível organizá-lo por meio de títulos em diferentes níveis, imagens, listas numeradas, entre outros formatos. Digite uma barra (/) logo na primeira linha e veja quais são as opções para edição disponíveis.

Também dá para transformar qualquer texto ou item da página em outros elementos de organização. Quer conhecer melhor o Notion? Clique em Templates e navegue pelas possibilidades, criadas tanto pela equipe de desenvolvedores quanto por usuários. Conheça aqui a lista completa de templates do Notion, em permanente construção.

Algumas dicas de uso do Notion

O Notion oferece uma extensa base de conhecimento,com tutoriais e sugestões de uso. Ao mesmo tempo, é importante responder com clareza: o que eu preciso exatamente?

Uma boa forma de responder essa pergunta é: como a sua primeira página seria dividida? Teria espaço para seus projetos pessoais e profissionais? Tarefas rotineiras? Planejamento de estudos? Separamos abaixo duas sugestões simples para experimentar a ferramenta.

Como trabalhar com anotações

Há muitas formas de organizar ideias sobre coisas que leu, ouviu ou pensou por aí. Um bom começo pode ser a construção de páginas individuais, encadeadas entre si. Para isso, basta transformar uma linha de texto em uma nova página.

Basicamente, o Notion trabalha a partir da criação e relacionamento entre páginas. Faça o teste: enquanto escreve, acrescente dois colchetes na sequência ([[). Assim, uma nova página será criada.

No exemplo acima, a página de exemplo com o autor já exibe os backlinks, isto é, uma lista de páginas relacionadas. Este é um exercício permanente para qualquer tipo de anotação: é possível criar uma teia, baseada em fragmentos de ideias, que serão fundamentais na hora de filtrar conteúdos específicos.

Outra forma de fazer uma coletânea de ideias, como uma lista de leituras e fichamentos, é por meio de uma tabela. O Notion, aliás, facilita a criação e exibição desse tipo de estrutura: um quadro de kanban, uma galeria, um calendário, entre outras possibilidades.

Para isso, basta incluir uma tabela na página - ou transformá-la em tabela. Use o menu de edição para isso.

Acrescente quantas colunas quiser. Também dá para definir o formato das células: texto comum, números, datas, tags, links ou mesmo upload de arquivos.

Como criar uma lista de tarefas

Como você planeja suas atividades? Diariamente? Toda semana? De uma forma simplificada, é possível criar uma página de teste, com uma sequência de tarefas a serem realizadas.

Clique no item para editá-lo e transformá-lo em uma to-do list. Os próximos itens vão seguir o mesmo formato. Tecle TAB para “empurrar” itens à direita, definindo-os como subtarefas.

Dá para tornar essa página ainda mais elaborada. Use, por exemplo, o template “Task List”, disponível na galeria do Notion.

Agora, sua lista de tarefas é dividida em três colunas: coisas a fazer, o que estou fazendo e tarefas realizadas.

Em cada coluna, as tarefas podem se tornar páginas próprias: adicione descxrições, anotações, subtarefas, link para outras páginas, entre outras informações.

Continue explorando o Notion

Não dá para explicar todos os recursos da ferramenta em um único artigo. Na prática, quanto mais você usar, maior sua familiaridade com a ferramenta. Com alguma intimidade, o Notion se transforma em um aplicativo onipresente: dá para instalar versões para dispositivos móveis ou mesmo para desktop, inclusive.

Ao mesmo tempo, tenha em mente que o Notion deve ser entendido como um atalho às suas necessidades de organização, longe de ser um tomador de tempo. É o seu sistema de organização que precisa se encaixar no Notion - e não o contrário.

A popularidade do Notion fez com que muitos profissionais, como a pedagoga Clara Bousada, fizessem uma verdadeira imersão sobre o Notion. Ela é uma das usuárias que preparou tutoriais em vídeo, complementares aos que já são oferecidos no canal oficial da ferramenta (em inglês). Uma busca por “como usar o Notion” no Google apresenta incontáveis resultados.

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