Como parar de procrastinar e aumentar a produtividade?

Como parar de procrastinar e aumentar a produtividade?

Eu preciso confessar que enrolei um pouco para escrever um texto, mas se me perguntarem vou dizer que foi parte do processo de “criar empatia com o leitor”.

Existem muitos motivos para procrastinar, afinal de contas se trabalho fosse fácil ia se chamar praia. Nesse artigo vou tratar de 3 motivos principais: desorganização, bloqueio criativo e cansaço.

Desorganização

Os sintomas da desorganização incluem cabeça cheia de coisas, falta de prioridades, problemas com prazos e até esquecer completamente uma tarefa.

Felizmente o tratamento não é tão complicado assim, recomendo usar uma metodologia conhecida como GTD (Getting Things Done ou Terminando as Coisas em tradução livre).

Para colocar o GTD em prática você precisa seguir 5 passos:

1. Coletar

• Pegue um app de tarefas como o Todoist, Google Edge, ou outro de sua preferência.

• Descarregue tudo que você tiver na cabeça, deixe a mente livre.

• Vale tudo: projetos pessoais, tarefas profissionais, objetivos de carreira, ideias para o futuro, livros que você quer ler e filmes que quer assistir entre outras atividades.

2. Entender

• Agora você vai analisar tudo que escreveu e dividir em 2 grupos: aquilo que demanda uma ação da sua parte e aquilo que não demanda ação.

• As que não demanda ação você vai:

Descartar ou;

• Colocar numa lista de “talvez / algum dia”, para quando você tiver um tempo livre ou;

• Colocar numa lista de referências para você consultar quando estiver fazendo algo relacionado.

• As que demandam ação você vai:

Delegar (mesmo se você não lidera uma equipe lembre-se que você pode contratar alguém ou pedir ajuda) ou;

Agendar uma data e hora específica para resolver ou;

• Criar um projeto se for algo muito longo, recomendo usar o Trello aqui ou;

• Se a tarefa demora no máximo 2 minutos, faça agora e já tire da lista!

3. Classificar

Agora você vai dividir essas tarefas que demandam ação em listas, por exemplo:

• Trabalho

• Pessoal

• Família

• Amigos

• Lazer

• Casa

4. Planejar

Aqui você vai colocar os prazos, duração e tempo de dedicação.

• Quanto tempo do dia / semana / mês você vai dedicar para cada lista?

• Essa pergunta vai lhe ajudar a definir quanto tempo da sua vida você vai ocupar com cada tópico.

• Depois de definir o tempo de cada lista na sua vida é hora de definir o tempo de cada item na sua lista.

• Defina a quantidade de horas que você acredita ser necessário para resolver cada item.

• Não se preocupe se você errar, com o tempo você se tornará mais eficiente em prever horas.

• Se puder peça ajuda aqui a um amigo, parente ou líder.

• Depois de definir o tempo defina os prazos, para isso é importante definir prioridades.

Uma técnica interessante para definir prioridades se chama matriz de Eisenhower

Você vai classificar as ações como:

• Muito Importantes e Muito Urgentes

• Essas vão pro topo da sua lista para fazer o mais rápido possível.

• Pouco Importantes, mas Muito Urgentes

• Delegue para alguém fazer, ou coloque logo em seguida na sua lista.

• Muito importantes, mas não Urgentes

• Agende para fazer depois

• Não são importantes nem urgentes

• O que isso ainda faz aqui? Pode eliminar!

5. Executar

Agora é hora de pôr a mão na massa, vá direto pro topo da sua lista e mantenha o foco!

• Se você tiver dificuldade em manter o foco pode tentar ouvir músicas enquanto trabalha para isolar os ruídos externos. Se a música lhe distrai procure ouvir ruídos do tipo Brown Noise, diferente White Noise, que te relaxa para dormir, ele te dá foco para trabalhar. Você acha playlists desse tipo de som em apps como Spotify.

• Outra técnica para manter o foco se chama Pomodoro, você trabalha por 25 minutos e faz uma pausa de 5 minutos para dar um descanso para a mente. Na internet tem contadores gratuitos para te ajudar a controlar o tempo, como o Tomato Timer.

• No final do dia dê uma olhada na lista de tarefas dos próximos dias. Se perceber que não vai conseguir cumprir algum prazo, tente renegociar o mais rápido possível. É melhor avisar antes que vai atrasar do que deixar para comunicar em cima da hora.


Bloqueio Criativo

Ok, você sabe o que tem que fazer hoje, e é uma tarefa criativa, você tem liberdade de decidir como será o texto, vídeo, ilustração, pauta da reportagem ou outra criação. Se você não sabe o que criar, provavelmente você está com bloqueio criativo.

Algumas das causas do bloqueio criativo incluem desorganização e falta de foco, já falamos disso aqui no texto, veja se isso não te ajuda.

Ok, você ainda está com bloqueio criativo, então seguem algumas dicas:

Fontes de inspiração

Organize uma lista de inspirações. Podem ser perfis em redes sociais, livros, pastas no Pinterest, listas de sites, apps de curadoria.

Eu uso apps como Refind, Pocket e Google News para encontrar ideias para escrever.

Atividades lúdicas

Jogar videogame sozinho, um boardgame com amigos, ou até brincar com uma criança podem permitir diminuir seu stress e estimular o seu cérebro.

Caminhada e Música

Saia para uma caminhada ou vá ouvir música, ou combine as duas atividades. Ambas as atividades podem te relaxar além de providenciar diferentes estímulos que podem reativar sua criatividade.

“Ilha deserta”

Se caminhar não funcionou, tente algo mais radical, vá para um local completamente isolado e sem distrações, onde você tenha o mínimo de coisas disponíveis.

Ter de fazer coisas que você não está acostumado, que alguém ou algum aparelho faria por você, pode lhe trazer muitas ideias.

Isso acontece porque você estimula outros sentidos e áreas do cérebro ao fazer coisas de forma manual ou diferente. Além disso, a ausência das distrações permite que você guie seus pensamentos ao invés de ser guiado por eles.

Mas pode ser que seu problema de stress seja mais crônico, nesse caso o próximo tópico sobre cansaço pode te ajudar.

Cansaço

Pode ser que você saiba o que fazer, mas não consegue energia ou foco para fazer. Em geral, esses problemas estão ligados com sua saúde física ou mental.

Não tem atalho para resolver isso, basicamente você precisa:

1.   Se exercitar regularmente (30 minutos 5 vezes por semana ou 1 hora 3 vezes por semana).

2.   Se alimentar bem (verduras, legumes, carboidratos e proteínas — evitar álcool, açúcar e gorduras)

3.   Dormir bem (aproximadamente 8 horas por dia).

Nesse caso recomendo fazer um checkup de saúde e consultar uma nutricionista. Eles vão te examinar adequadamente e orientar como mudar seu estilo de vida para sentir mais disposição e energia sem se privar dos prazeres da vida!

Eu espero que essas dicas te ajudem a acabar com a procrastinação e aumentar sua produtividade. Bom trabalho!

DH Cast

Gostou do assunto desse artigo? Separamos um episódio do nosso podcast que complementa o tema abordado no texto.

Leia mais no blog DH:

+ Google Analytics Dashboard: crie e personalize com o nosso passo a passo

+ O que é brand equity e como as empresas geram valor de marca em seus produtos e serviços

+ Marketing digital para iniciantes: 10 dicas de como começar na carreira

E aí, já segue a gente no Twitter? Vem pra rede, vamos conversar sobre habilidades digitais! ;)