Como criar um banco de dados de forma simples com o Excel

Como criar um banco de dados de forma simples com o Excel
Photo by Mika Baumeister / Unsplash

Atualmente, as soluções para facilitar o gerenciamento de dados têm aumentado muito. Para as empresas, é essencial ter ferramentas que otimizam tempo e esforço nesses processos, para a compreensão fácil de panoramas, planejamentos e tomada de decisões. Por isso hoje vamos te ensinar como montar um bando de dados utilizando uma ferramenta do dia a dia, o Excel.

Considerado de fácil acesso entre os tipos de banco de dados, o Excel não é um bicho-de-sete-cabeças, como muitas pessoas pensam. Seu uso é simples, prático, além de normalmente já vir instalado no computador.

Sendo assim, veja um passo a passo sobre essa ferramenta, aprendendo a criar o seu próprio banco de dados. Se interessou? Então continue acompanhando.

Como criar um banco de dados: o que é preciso?

A fase anterior à criação do banco de dados é a mais importante e decisiva do processo, pois é necessário ter clareza sobre as expectativas que o cliente deposita no resultado final. Quais são as necessidades dele? Tudo deve estar muito bem estruturado, alinhado e compreendido.

Se isso não for levado a sério, a falta de entendimento da natureza do ambiente onde os dados serão inseridos ocasiona a criação de bancos ruins, que não funcionam para o dia a dia de seus usuários. Na maioria das vezes, a parte mais importante de toda uma organização é um banco de dados, pois é onde ficam suas informações essenciais.

Desta forma, um projeto bem ou mal realizado pode determinar o sucesso ou não de uma empresa. Antes de começar o planejamento, faça toda a análise de requisitos junto ao cliente.

Quais as funções de um banco de dados?

Além de saber o que é preciso, é relevante entender quais as funções de um banco de dados. Ele serve para registrar e armazenar informações, de maneira que fiquem seguras, para que, com isso, seu objetivo principal, que é a transformação dos dados em relatórios, painéis (dashboards), gráficos ou indicadores, seja realizado.

Assim, as empresas geram insumos para tomar as melhores decisões em seus processos, já que dados bem organizados e filtrados são mais relevantes.

Mas nem sempre as coisas foram dessa maneira. Um exemplo são os consultórios médicos, que há alguns anos armazenavam todos os registros de pacientes em papéis e formulários, guardados em grandes gavetas.

À medida que a tecnologia foi se desenvolvendo, esse cenário também mudou nas clínicas e hospitais. Todos os prontuários foram sendo digitalizados e armazenados em HDs, seja em planilhas ou imagens. O número de informações foi crescendo de uma maneira tão estrondosa, que foi preciso adotar o banco de dados para um melhor manuseamento das informações.

4 etapas de como criar um banco de dados no Excel

O Excel é uma das ferramentas mais utilizadas nos computadores. É fácil de trabalhar, intuitivo e, para as suas diversas funções, existem muitos tutoriais disponíveis na internet e temos até um post para te ajudar sobre "Fórmulas mais usadas no Excel". Hoje, mostraremos 4 etapas de como criar um banco de dados.

Organização de informações dos clientes

Que tal aprender um sistema de gerenciamento das informações de seus clientes, vendas, comissões, entre outros? Confira:

1) Organize a estrutura dos dados

Primeiro, é necessário organizar a estrutura da criação do banco de dados. Tenha em mente que toda a organização será em linhas, onde as informações serão inseridas, e colunas, que deve trazer os campos a serem armazenados.

2) Liste os itens cadastrados nas colunas

Nesta segunda etapa, saiba quais serão os campos de cada coluna para cadastrar novos dados, conforme o exemplo abaixo. Veja que aqui há a criação de um banco de dados sobre as vendas de uma loja.

3) Cadastre os dados

Com toda a estrutura do banco de dados pronta, comece a inserir os lançamentos, conforme o exemplo abaixo.

4) Automatizando os lançamentos de dados

As informações inseridas acima foram feitas manualmente, mas o fluxo de informações do dia a dia pode ser altíssima, exigindo uma solução para automatizar a entrada de novos dados neste banco. O Excel possui uma ferramenta de automação específica para isso, tornando o registro mais eficiente.

Para isso, clique com o botão direito do mouse em qualquer ícone da barra de ferramentas de acesso rápido. Em seguida, clique em "personalizar barra de ferramentas de acesso rápido".

Na caixa "Opções do Excel", clique em "todos os comandos" na lista suspensa. Procure por "formulário" e adicione. Por fim, clique em OK para finalizar.


Pronto! Ao seguir esses passos, o ícone de formulário aparece na barra de ferramentas de acesso rápido, conforme a imagem abaixo.

Para inserir uma nova informação, clique na célula que deseja incluir e, em seguida, no ícone de formulário. A janela abaixo aparecerá para a inserção de dados.

Este é um exemplo de tutorial para criação de banco de dados no Excel dentro de outras funcionalidades que a ferramenta possui, e que trazem muitos benefícios para as empresas. Quer aprender mais?

A Digital House possui o curso de Data Analytics, onde o aluno aprende as habilidades necessárias na coleta e análise de dados, incluindo a construção e entendimento de banco de dados, por meio do uso de diferentes ferramentas usadas por grandes empresas, como o próprio Excel, Google Analytics, Data Studio, SQL Server.

Como transformar uma planilha no Excel em banco de dados?

Para transformar uma planilha no Excel em banco de dados, você pode utilizar o Access, um programa para gerenciar banco de dados relacional da Microsoft, que faz parte do pacote Office e funciona em conjunto com o Excel.

Um único arquivo do Access pode conter diversas planilhas! É uma boa forma de agrupar grandes quantidades de informação. Trata-se de um processo simples e o próprio assistente do Access te mostra o passo a passo para o processo de importação de planilhas.

Gostou de aprender mais sobre a criação e como transformar uma planilha no Excel em banco de dados? Não deixe também de conferir nossos outros materiais gratuitos e ricos de conhecimento ao seu dispor em nossa biblioteca de conteúdo.