5W2H: saiba como ganhar produtividade e reduzir incertezas com a ferramenta

O 5W2H é uma ferramenta de gestão que economiza tempo e recursos e, quando bem aplicada, auxilia na eliminação de dúvidas e impasses.

5W2H

A sigla pode parecer um pouco complexa, mas seu conceito é simples. O 5W2H é um checklist de atividades específicas, que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Ele corresponde às iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

5w2h

É uma metodologia cuja base são as respostas para essas sete perguntas essenciais e, com elas, é possível traçar um mapa de atividades que ajudará na sequência de todos os passos relacionados a um determinado projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Quer entender melhor como essa metodologia funciona, para que serve, quando usá-la e seus principais benefícios? Então continue a leitura!

Por que usar a ferramenta 5W2H?

O 5W2H é extremamente útil para as empresas, independentemente do porte ou segmento, pois auxilia na execução e, sobretudo, no controle das tarefas. Isso pode significar uma expressiva economia de tempo e recursos, pois, quando bem implementada, deixa as atividades mais claras e as atribuições de cada colaborador(a) são imediatamente beneficiadas, transformando em produtividade o que antes eram dúvidas.

Ou seja, as pessoas envolvidas em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma etc. E o resultado, além da economia, é uma sinergia que será um importante diferencial estratégico para o projeto e, consequentemente, ao negócio.

Mesmo em empreendimentos pequenos, onde uma única pessoa é responsável por um projeto, a metodologia pode ser aplicada. Ao responder as questões propostas pelo 5W2H, é possível ter muito mais clareza a respeito de como proceder e de qual o melhor caminho trilhar para alcançar um objetivo.

Como responder às perguntas da ferramenta?

Antes de tudo, é preciso ter muita compreensão a respeito da atividade que será aplicada à ferramenta. O primeiro passo é responder todas as perguntas relativas ao processo de forma clara e objetiva: o que será feito; por que; onde; quando; por quem será feito; como e quanto vai custar.

Feito isso, elabore uma tabela explicativa sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir de acordo com as respostas relativas a cada área.

Em resumo, a aplicação é extremamente simples. O mais trabalhoso será formular as soluções exatas para as questões. No entanto, você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e o time poderá tomar decisões embasadas.

Para formular as soluções, conforme as questões, é preciso ter respostas objetivas. Afinal, se a ideia é simplificar, de nada adianta escrever um texto longo como resposta. Por isso, se esforce para expressar cada atividade através de uma frase apenas.

Como nem sempre é fácil responder às perguntas de forma assertiva, confira o significado e maneiras de responder cada pergunta, com base na cartilha do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

What? – O quê?

Nesta resposta, é preciso definir em que consiste o objetivo e o primeiro passo para traçar as ações necessárias e chegar ao que se pretende. Por isso, preste atenção na hora de escolher um propósito, pois ele será o ponto central para responder todas as demais perguntas. Procure especificar ao máximo esse objetivo, de modo a possibilitar a visualização dos próximos passos.

Why? – Por quê?

É nesta etapa que muitos objetivos são descartados ou postergados, pois não têm base em argumentos sólidos. Ao responder o porquê de um projeto, você e sua equipe precisam de justificativas, de motivos para levar essa ideia adiante. Lembre-se: sem um bom porquê, fica difícil convencer a si mesmo ou uma equipe a abraçar um projeto.

Where? – Onde?

Nessa pergunta é preciso definir em que local o projeto será realizado, se será físico ou não.

When? – Quando?

Essa resposta diz respeito aos prazos, ao cronograma para a entrega das tarefas e conclusão do projeto. Talvez seja o trecho mais difícil de responder, em especial no início de um plano, quando há diversos fatores incertos. Entretanto, nunca deixe de citar datas, ainda que sejam previsões. Caso contrário, o planejamento pode não sair do papel por não haver um prazo.

Who? – Quem?

Tão relevante quanto estabelecer um prazo é determinar a pessoa responsável (ou responsáveis) pelo projeto. Nesse espaço, defina quem estará à frente, coordenando as tarefas e, se possível, quem vai executar cada atividade. Assim, será possível solicitar informações para acompanhamento das demandas, controlar prazos e recursos.

How? – Como?

O primeiro H se refere aos procedimentos e etapas para a conclusão do plano. Ou seja, quais metas devem ser descritas de forma resumida. O ideal é que todas as pessoas envolvidas auxiliem na resposta às questões do 5W2H, especialmente ao how (como).

How much? – Quanto?

Por último, descreva uma estimativa quanto aos custos dispensados ao projeto. Se não tiver detalhes, comece com o orçamento disponível para as primeiras etapas e vá ajustando ao longo do caminho.

Como o 5W2H pode ser utilizado em projetos de UX?

Em tese, o 5W2Hpode ser aplicado em inúmeras situações, não só corporativas, mas também no âmbito pessoal. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade, desde a organização de uma viagem até a estratégia de um empreendimento.

Mas voltando ao quesito profissional, a metodologia pode tanto ser útil ao lançamento de um novo produto quanto proporcionar uma boa experiência ao usuário, por exemplo. Existem tabelas prontas para download gratuito que já vêm com todas as perguntas relativas à ferramenta. Mas a metodologia também pode ser realizada em uma planilha ou mesmo com um editor de texto. O que importa é sempre ter respostas claras e objetivas para estas perguntas, de modo que qualquer plano de ação se torne claro e preciso.

O 5W2H pode fazer a diferença nas seguintes situações:

  • Planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;
  • Definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
  • Aumento da carteira de clientes;
  • Melhorias na experiência do usuário.

Quando se trabalha com UX (User Experience), é importante estabelecer metas para alcançar o seu objetivo final. Você tem um problema, precisa resolvê-lo e, para isso, o ideal é traçar um plano de ação que te guie até a solução desse problema.

E, se você é da área de UX, ou pelo menos tem alguma familiaridade, já deve ter ouvido falar da utilização do método para o desenvolvimento de projetos. Responder as perguntas pode te ajudar, não só na organização, como também no planejamento do que deve ser feito.

Lembre-se de que o foco do UX são os problemas das pessoas e, por isso, é importante não se prender totalmente a ferramentas, mas é imprescindível não se esquecer de que um produto bem estruturado tem mais chances de gerar retorno do que um baseado em criatividade. Por isso, o 5W2H pode ajudar a construir um plano organizado para alcançar os objetivos do seu projeto e melhorar a experiência dos usuários.

No caso do mercado de tecnologia, que está em constante atualização e sempre um passo à frente, a utilização da técnica traz algumas vantagens, como:

  • Possibilitar adaptação e reinvenção constante por ser uma ferramenta rápida de usar;
  • Otimizar o tempo da equipe, ao deixar claras as prioridades;
  • Proporcionar agilidade, colaboração, clareza e direcionamento da equipe envolvida no projeto;
  • Reduzir custos ao eliminar o excesso de tentativas e falhas;
  • Diminuir os gastos, pois possibilita utilizar corretamente os recursos da empresa;

Ao trabalhar com UX, é preciso ter metas e objetivos bem definidos, a partir do estudo das dores dos usuários e da proposta de valor da empresa. Para solucionar essas dores, traçar um plano de ação que guiará a execução da solução do problema é primordial. O 5W2H permite que você defina um escopo geral do projeto, mas também as tarefas específicas de cada membro da equipe, trazendo uma visão ampla do projeto, colocando todos no mesmo foco em como melhorar a experiência do usuário para o problema.

Em projetos de UX, o 5W2H, combinado a outras ferramentas de gestão, como matriz SWOT, Diagrama de Ishikawa e metodologias ágeis, como Kanban e Scrum, possibilitam a otimização dos processos, permitindo que a equipe elimine os erros ainda no início. Por isso, planeje, pesquise e se organize. Assim as soluções sólidas, baseadas em fatos e em muito trabalho, começarão a surgir.

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Esperamos que este artigo tenha esclarecido como a metodologia 5W2H funciona e como ela pode melhorar - e muito - os projetos de UX. E, se você tem interesse em se tornar um UX designer, a Digital House possui o curso de Experiência do Usuário (UX), a melhor opção para proporcionar a você todo o conhecimento necessário.

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